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关于做好到期档案移交市档案馆工作的通知

发布日期:2018年05月31日

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辛政办字〔201821
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辛集市人民政府办公室
关于做好到期档案移交市档案馆工作的通知
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各乡镇人民政府,市政府各部门及有关单位:
根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《河北省档案工作条例》相关规定,各单位达到入馆时限的档案应移交市档案馆保管,现档案移交、接收工作通知如下:
一、各单位档案移交的范围、年限和门类
移交范围:各乡镇、市直党政机关、人民团体、事业单位等(名单见附件1)。
移交年限:各单位2012年前(含2012年)形成的保管期限30年以上(含30年)的各种门类和载体的档案;撤并单位档案移交至撤并之日。
移交档案门类:1文书档案;2科技档案;3声像档案;4专业档案;5实物档案;6电子档案及纸质档案的数字化副本;7全宗卷、大事记。
二、时间安排
第一阶段:2018年7月1日至8月31日,市档案馆接收各单位的案卷目录、全引目录、归档文件目录、资料目录等纸质检索工具及符合规范标准的电子目录。
第二阶段:2018年9月1日至12月31日,市档案馆根据各单位移交的案卷目录、全引目录、归档文件目录、资料目录接收实体档案、全宗卷和资料。
三、移交程序
(一)各单位按照档案移交进馆要求,对拟进馆档案进行审核,不符合进馆要求的案卷要重新整理、编目,确保移交进馆案卷质量符合规范要求。
(二)市档案馆要加强业务指导,组织专家对各单位拟入馆档案质量进行严格审查并出具认定报告,审查合格的档案方可移交入馆。
(三)单位在规定时间内将审查合格的档案移交到市档案馆,交接双方按移交目录清点核对,核对无误后,办理交接手续。
四、工作要求
(一)高度重视、加强领导。档案是党和国家的重要财富,档案工作是新时代中国特色社会主义文化建设的重要组成部分,按时、高效移交档案是法律赋予各级各单位的职责。这次档案移交进馆时间跨度长,档案资料数量多,各单位要秉承“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的理念,高度重视档案移交进馆工作,要确定一名领导分管此项工作,指定专人负责,按时圆满完成移交任务。
(二)高质量整理,确保齐全完整。各单位要严格按照档案馆档案移交进馆质量标准附件2要求,全面、系统、规范整理各种门类和载体的档案,市档案馆要对进馆档案严格把关验收,确保移交进馆的档案符合档案管护要求,不符合案卷质量标准的档案要限期返工整理,直至达到进馆标准。
(三)严格手续,确保档案安全。市档案馆要根据档案接收进馆规定,对入馆档案进行认真核查清点,要严格交接手续,做到移交清册清楚明白,移交登记要素完备。严守保密制度,在交接中不得造成档案资料的失密、损坏和丢失。
(四)加强督导,落实责任档案馆要统筹安排全市档案接收入馆工作,及时掌握各单位档案整理、移交进度,组织业务骨干帮助各单位解决档案整理、移交过程中出现的各种技术问题。政府办公室要不定期对各单位档案移交工作进行督导检查,发现问题及时通报整改,对拒不移交档案资料的单位和个人,按照《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》依法处
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附件:1各单位移交入馆档案年度构成表
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?辛集市人民政府办公室
2018年5月16

附件1
各单位移交入馆档案年度构成
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全宗
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档案已移交到
此次移交截止时间
2
市委办公室(含机要局)
2000
2012
4
组织部
1991
2012
95
(含党史研究室)
2000
5
宣传部
1991
2012
6
统战部
1991
2012
7
政法委
1993
2012
8
农工委
1996
2012
9
信访局
1983
2012
10
纪检会
2004
2012
11
团市委
1992
2012
12
妇联会
2000
2012
13
市政府办公室
2010
2012
88
(含机关服务中心)
2000
106
(含档案馆)
2004
15
民政局
2000
2012
16
发展改革局
2004
2012
93
(含物价局)
2000
全宗
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档案已移交到
此次移交截止时间
17
科技局
2000
2012
18
交通运输局
2000
2012
19
商务局
(含粮食局、粮食总站)
2000
2012
36
2000
撤销粮食总站时
21
住房和城乡建局
始建档年度
2012
117
住房保障和房产管理局
2000
2012
22
国土资源局
2000
2012
24
供销合作联合社
2003
2012
26
水务局
2000
2012
28
农牧局
(含农机总站)
(含畜牧总站)
2004
2012
23
2000
2012
27
2000
2012
32
卫生计生局
(含卫生局)
2000
2012
33
(含计生局)
44
财政局
2000
2012
90
(含农开办)
48
国税局
2000
2012
83
工会
2000
2012
全宗
??
档案已移交到
此次移交截止时间
87
文化广电新闻出版局
2004
2012
31
广播电视台
2000
2012
89
市直工委
始建档年度
2012
91
党校
2000
2012
92
工业和信息化局
1991
2012
97
老干部局
2000
2012
98
审计局
2000
2012
99
林业局
2004
2012
100
司法局
2000
2012
101
环境保护局
2000
2012
102
人大办公室
2000
2012
103
政协办公室
2000
2012
104
人力资源和社会保障局
2000
2012
 
市场监督管理局
 
 
105
(含工商局)
2000
2012
86
(含技术监督局)
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(含食药监局)
 
 
51
旧城镇
1983
2012
54
天宫营乡
1983
2012
55
张古庄镇
2004
2012
全宗
??
档案已移交到
此次移交截止时间
57
小辛庄乡
2004
2012
58
中里厢乡
1994
2012
60
位伯镇
2003
2012
61
新垒头镇
1994
2012
63
辛集镇
1983
2012
66
田家庄乡
1983
2012
68
和睦井乡
1983
2012
70
前营乡
1994
2012
72
新城镇
2000
2012
75
马庄乡
1994
2012
78
南智丘镇
1994
2012
80
王口镇
2000
2012
115
科协
2000
2012
 
统计局
始建档年度
2012
118
法院
2004
2012
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附件2
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档案移交进馆质量标准
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一、全宗内档案进馆范围
各单位进馆的档案资料主要包括:
(一)文书档案(永久、长期、30年)。
(二)专门档案(档案馆与移交单位协商确定)。
(三)特殊载体档案,包括照片、录音录像、实物等档案(档案馆与移交单位协商确定)。
(四)各类编研材料,包括公开或内部发行的各类出版物、年鉴、重要文件汇编等。
(五)与入馆纸质档案相关联的电子档案。
(六)全宗卷。
二、接收标准
总体要求:进馆档案应当保持全宗的完整性,一个立档单位形成的各种门类、各种载体形态的档案作为一个整体,不得割裂分散。全宗内所有文件材料应收集齐全,分类科学,整理规范。
????(一)文书档案
文件材料应当收集齐全完整,立卷改革前文件材料的分类、组卷、编目、装订、案卷封面、脊背项目填写,应当符合《文书档案案卷格式》要求;立卷改革后归档文件的装订、分类、排列、编号、编目、装盒等,应当符合《归档文件整理规则》要求。
着重检查以下材料是否归档:业务上级的文件、本机关各部门形成的反映本单位职能活动的材料、会议材料、统计材料(包括党员、干部、劳资、业务、会计决算年报和工会、老干部、团的工作形成的统计报表)、介绍信及存根(包括党组织关系、行政关系、工资关系介绍信及存根)、出版物、简报、信息等。
1.以“卷”为单位整理的文书档案整理规范
1卷内文件目录:需用耐久材料书写或计算机打印。责任者、文号、题名、日期、页号等项目填写应完整、准确,项目内容不明确的应考证清楚后填写。
①责任者:全称或通用简称。
②文号:包括发文代字、发文年度、发文序号。
③题名:完整、准确,没有题名或不能反映文件内容应另行编写,用“[]”括起。
④日期:“年月日”填写完整,如19871021
2页号编写:卷内材料应在有文字的每页材料正面右上角、反面左上角用阿拉伯数字编写页号。
3卷内备考表:卷尾应附上卷内备考表(备考表印在封底可不再另附),填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。
4案卷封面:项目填写需用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。
①全宗名称栏目用手填写立档单位全称或盖章(耐久红印章)
②类别栏目暂空
③案卷题名:要简明、确切地概括卷内文件的内容,一般包括责任者、问题、名称三部分,字数一般不超过50个汉字
④起止年月:用阿拉伯数字填写。
⑤件数、页数用阿拉伯数字填写。
⑥归档号:不填写。
⑦封面右下角档号栏目:全宗号、目录号、案卷号用阿拉伯数字填写,如没有上述项目需要刻章盖上填写。
5案卷装订:案卷采用“三孔一线”方法装订,右下齐;16开和A4混合可左下齐。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。卷内应剔除易锈蚀的金属物。
6案卷编号:永久、长期分别从“1”开始编制。
2.以“件”为单位整理的文书档案整理规范
????1备考表:每盒应附上备考表,置于盒尾,填写盒内归档文件需要说明的情况和整理人、检查人、日期。
2档案盒封面:刻章(使用耐久红印台)将立档单位名称(全称或通用简称)盖在档案盒封面双横线上方。
3档案盒盒脊:项目填写需用红色印泥盖章或用耐久材料书写准确、规范,字迹工整清晰。其中全宗号、年度、起止件号用阿拉伯数字自左至右填写;保管期限永久、长期用汉字填写,30年用阿拉伯数字;盒号用铅笔一个保管期限内编写一个流水号(阿拉伯数字)。
4文件装订:归档文件材料应以“件”为单位进行装订,装订采用“不锈钢装钉”或“三孔一线”方法,“不锈钢装钉”法在文件左上方。装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
5归档章:归档章一般盖在归档文件首页上端的空白居中位置,用红色印泥盖章,填写应当符合《归档文件整理规则》要求。
(二)专门档案
按专门档案管理规范及国家相关要求进行整理。
1.专门档案一般以“卷”为单位整理,特殊档案也可以“件”为单位整理。
2.专门档案的装具应符合规范要求。
3.档号的编制应符合规范要求。
4.有关项目的填写同文书档案,需要调整的应与管理科协商后再调整。
(三)照片档案
按照《照片档案管理规范》有关要求整理编目。
1.照片编号:一册(卷)照片从“1”顺编流水号。
2.文字说明:一组照片要有总说明和分说明,总说明在一组照片第一张文字说明处填写,包括时间、地点、人物(姓名、单位、职务)、事由、背景、摄影者。每张照片要分别拟写分说明,其中人物要注明在照片中的位置。
3.卷内目录:一组照片作为一份文件拟写题名,格式为“关于***(事由)的照片”。
4.照片档案封面:使用耐久书写材料规范、准确填写;案卷题名拟写格式“立档单位+关于+起止年度+类别名称+照片”,其他项目填写同以卷为整理单位的文书档案。
5.案卷脊背:同以卷为整理单位的文书档案。
(四)录像、录音、光盘档案
1.录像带、录音带、光盘按归档时间排列,分别从“1”开始编写流水盘号。
2.录像带、录音带、光盘的包装盒上应加贴封面,封面题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像(音)”。
3.录像带、录音带、光盘封面内容应打印或使用符合档案要求的书写材料填写,光盘题名填写格式为“全宗名称+关于+问题+的录像”。
4.影像光盘背面用光盘标记笔填写光盘的档号,档号填写格式为“全宗号-目录号-盘号”。
(五)检索工具
档案进馆时需同时移交一套与档案相对应的纸质目录,文书档案目录包括案卷目录、归档文件目录。其他档案需移交案卷级目录或其他检索必需的目录。进馆目录统一用A4纸打印,打印封面,封面注明目录种类、保管期限、起止年度,并按保管期限、年度分别装订整齐。
(六)电子档案
全宗内所有进馆档案及目录要进行数字化加工,在移交纸质档案时,必须同时移交相应的电子档案数据光盘。档案数字化内容包括:
1.文书档案、照片档案案卷级目录、文件级目录输入档案管理系统,形成数据库,档案全文进行扫描形成电子文件
2.业务档案(专门档案)、实物档案、录音录像档案等案卷级目录输入档案管理系统。
3.所有电子档案,要求与档案文件级目录相链接,建立全文数据库。
(七)全宗卷
按《全宗卷规范》DA/T12-2012整理,内容包括组织机构沿革、全宗介绍、大事记、交接文据、档案分类方案、保管期限表、档案管理制度、利用档案典型事例等。
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????档案馆业务指导电话:0311-83283102

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Title

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